Kebijakan Privasi E-Office
Kebijakan ini menjelaskan data apa yang dikumpulkan aplikasi E-Office (web dan aplikasi seluler E-Office untuk Android dan iOS), untuk apa data itu dipakai, dan bagaimana Anda dapat meminta data Anda dihapus. E-Office dikelola oleh Aegis (aegis.co.id) dan dipakai oleh perusahaan untuk mengelola kepegawaian karyawannya.
Siapa yang memakai aplikasi ini
E-Office hanya dapat dipakai oleh karyawan yang akunnya dibuat oleh admin perusahaan. Aplikasi ini tidak menyediakan pendaftaran mandiri dan tidak ditujukan untuk anak-anak.
Data yang dikumpulkan
- Data akun: nama, email, nama pengguna, jabatan, unit kerja, dan foto profil bila Anda mengunggahnya.
- Lokasi: lokasi GPS perangkat, hanya pada saat Anda menekan tombol absen masuk atau absen pulang, untuk memeriksa apakah Anda berada dalam radius kantor. Aplikasi tidak melacak lokasi di latar belakang.
- Data wajah: foto wajah saat mendaftarkan wajah dan saat absen, beserta representasi numerik wajah (embedding) yang dihitung dari foto tersebut, untuk memastikan yang absen adalah pemilik akun. Rinciannya ada di bagian Data wajah.
- Data kepegawaian: catatan absensi, jadwal kerja, serta pengajuan cuti, lembur, izin, dan koreksi absensi beserta lampirannya.
- Data teknis: informasi sesi login (jenis perangkat dan waktu masuk) untuk keamanan akun.
Data wajah
Yang dikumpulkan. Saat mendaftarkan wajah, aplikasi mengambil tiga foto wajah Anda (menghadap lurus, menoleh ke kiri, dan menoleh ke kanan). Dari setiap foto, server kami menghitung satu embedding: deretan 512 angka yang mewakili ciri wajah. Saat absen masuk atau pulang, aplikasi mengambil beberapa foto wajah; foto-foto itu dibandingkan dengan embedding Anda, lalu satu foto disimpan sebagai bukti absensi. Untuk setiap pencocokan kami hanya mencatat hasil dan skornya, tanpa menyimpan foto tambahan.
Untuk apa dipakai. Data wajah hanya dipakai untuk memastikan bahwa yang absen adalah pemilik akun. Data ini tidak dipakai untuk iklan, pemasaran, pelatihan model, atau keperluan lain.
Di mana diproses dan disimpan. Deteksi posisi wajah saat mengambil foto berjalan di perangkat Anda (Google ML Kit di perangkat); gambar tidak dikirim ke Google untuk itu. Perhitungan dan pencocokan embedding dilakukan oleh layanan pengenalan wajah yang dijalankan Aegis di servernya sendiri, bukan oleh layanan pihak ketiga. Embedding disimpan di basis data, dan foto disimpan di penyimpanan objek. Keduanya berada di server cloud DigitalOcean di Singapura yang dikelola Aegis, dan dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
Siapa yang dapat mengakses. Pencocokan berjalan otomatis. Di dalam perusahaan Anda, hanya admin atau HR yang diberi kewenangan atas data wajah yang dapat melihat atau menghapus data wajah pendaftaran. Foto bukti absensi dapat dilihat oleh atasan, HR, dan admin sesuai kewenangannya, sama seperti catatan absensi lainnya.
Berbagi dengan pihak ketiga. Data wajah tidak dijual, tidak disewakan, dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga. DigitalOcean hanya menyediakan infrastruktur server dan tidak memakai data ini untuk keperluannya sendiri. Pengecualiannya hanya bila diwajibkan oleh hukum.
Berapa lama disimpan. Data wajah disimpan selama Anda masih tercatat sebagai karyawan di perusahaan Anda. Paling lambat 90 hari setelah hubungan kerja berakhir, embedding, foto pendaftaran, dan foto bukti absensi dihapus.
Cara menghapus. Anda dapat meminta data wajah Anda dihapus kapan saja melalui admin E-Office atau bagian HR di perusahaan Anda, atau melalui email di bagian Kontak. Permintaan ditanggapi paling lambat 14 hari kerja. Penghapusan mencakup embedding dan foto pendaftaran; setelah dihapus, wajah Anda tidak lagi dapat dikenali sistem. Bila absensi di perusahaan Anda mewajibkan verifikasi wajah, Anda perlu mendaftar ulang atau memakai cara absen lain yang ditetapkan perusahaan.
Untuk apa data dipakai
- Mencatat kehadiran dan memverifikasi bahwa absen dilakukan oleh pemilik akun di lokasi yang benar.
- Memproses pengajuan cuti, lembur, dan koreksi absensi oleh atasan dan bagian HR.
- Menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan.
Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga di luar perusahaan Anda, kecuali bila diwajibkan oleh hukum.
Penyimpanan dan keamanan
Data dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS) dan disimpan di server cloud yang dikelola Aegis. Akses ke data dibatasi menurut peran: karyawan melihat datanya sendiri, sedangkan atasan, HR, dan admin melihat data sesuai kewenangannya. Data disimpan selama Anda masih tercatat sebagai karyawan di perusahaan Anda, atau selama diwajibkan oleh peraturan ketenagakerjaan.
Izin perangkat
- Kamera: untuk verifikasi wajah dan foto profil.
- Lokasi: untuk memeriksa radius kantor saat absen.
- Galeri foto: untuk memilih foto profil (iOS).
Anda dapat mencabut izin tersebut kapan saja melalui pengaturan perangkat. Tanpa izin kamera dan lokasi, fitur absensi tidak dapat dipakai.
Hak Anda
Sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak meminta akses, perbaikan, atau penghapusan data pribadi Anda. Ajukan permintaan melalui admin E-Office atau bagian HR di perusahaan Anda, atau kirim email ke alamat di bawah. Permintaan akan ditanggapi paling lambat 14 hari kerja.
Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Tanggal berlaku di bagian atas halaman akan diubah setiap kali ada perubahan.
Kontak
Email: corporate@aegis.co.id
Privacy Policy (English summary)
E-Office is an employee management app operated by Aegis (aegis.co.id) for companies and their employees. Accounts are created by the employer; there is no public sign-up.
- Collected: account details (name, email, username, position, department, optional profile photo); device location only at the moment of clocking in or out, to check the office radius (no background tracking); face photos and a numeric face template, to verify that the account owner is the one clocking in; attendance records and leave, overtime and correction requests; login session information.
- Face data: when you enrol, the app takes three photos of your face (straight, turned left, turned right), and our server computes one face template (an embedding of 512 numbers) from each. When you clock in or out, the app takes a few photos that are compared with your templates; one is kept as proof of attendance, and for each comparison only the result and score are recorded. Face data is used only to verify that the account owner is the one clocking in, never for advertising, marketing or model training. Face detection while taking the photo runs on your device (on-device Google ML Kit) and no image is sent to Google for it. Templates are computed and matched by a face recognition service that Aegis runs on its own servers, not by a third-party service. Templates are stored in a database and photos in object storage, both on DigitalOcean cloud servers in Singapore operated by Aegis, and sent over HTTPS. Matching is automatic; within your company only administrators or HR staff authorised for face data can view or delete enrolment data, while attendance proof photos are visible to supervisors, HR and administrators according to their role, like other attendance records. Face data is not sold, rented or shared with any third party; DigitalOcean only provides server infrastructure and does not use the data for its own purposes. Face data is kept while you are employed and deleted, together with enrolment and attendance photos, no later than 90 days after your employment ends. You can ask for your face data to be deleted at any time through your company's E-Office administrator or HR, or by email; requests are answered within 14 working days, and deletion removes both the templates and the enrolment photos.
- Use: attendance recording and verification, processing requests by supervisors and HR, and account security. Data is not sold, not used for advertising, and not shared with third parties outside your employer unless required by law.
- Storage: transmitted over HTTPS, stored on cloud servers operated by Aegis, with role-based access, and kept for as long as you are employed or as required by law.
- Your rights: you may request access to, correction of, or deletion of your data through your company's E-Office administrator or HR, or by emailing corporate@aegis.co.id.